Hồ sơ giao dịch hóa chất công nghiệp gồm những gì?
Đối với nhà sản xuất, nhà cung cấp, việc bán hóa chất công nghiệp không phải không có rủi ro. Để giảm thiểu rủi ro, nhà cung cấp chỉ bán hóa chất cho các đơn vị doanh nghiệp đã được thành lập. Nhưng vẫn cần phải cung cấp đầy đủ tài liệu giấy tờ thích hợp đối với từng loại hóa chất.
Một số tài liệu được yêu cầu mang tính giá trị pháp lý khi thực hiện giao dịch các hóa chất nhất định. Tuy nhiên cũng có hóa chất mà bên mua yêu cầu tùy chọn để có được các tài liệu này.
Tùy thuộc vào mỗi Quốc gia hoặc đơn vị, doanh nghiệp sẽ có nhiều quy định. Các quy định có thể khác nhau về yêu cầu tài liệu đối với hóa chất khi xuất – nhập kho. Tuy nhiên hầu hết đều yêu cầu chung một vài loại tài liệu hồ sơ. Bài viết này mang đến thông tin những loại tài liệu thường có của một giao dịch hóa chất, sản phẩm hóa chất.
Xem thêm:
Những điều cần biết về hóa chất công nghiệp
1. Phiếu an toàn vật liệu (material safety data sheet – MSDS)
Là tài liệu mà trong đó có chi tiết các thông tin về hóa chất. Thông tin trong Phiếu an toàn vật liệu bao gồm:
- Thông tin nguy hiểm của hóa chất
- Các ảnh hưởng của hóa chất đến cơ thể, môi trường
- Các biện pháp sơ cứu đối với các triệu chứng và phơi nhiễm
- Biện pháp xử lý đối với các sự cố, yêu cầu lưu trữ và bảo quản
MSDS được sử dụng trong giao dịch hóa chất
Thông tin này đưa ra giúp người sử dụng hóa chất nắm rõ và thực hiện một cách an toàn.
Phiếu an toàn vật liệu (MSDS) là tài liệu quan trọng nhất đối với mỗi hóa chất. Bắt buộc đi kèm với các sản phẩm vật liệu nguy hiểm theo tiêu chí Ngành An toàn, Sức khỏe và Môi trường (HSE) quy định. Với một số sản phẩm không coi là vật liệu nguy hiểm, bên mua vẫn có thể yêu cầu bên bán cấp giấy tờ này.
Hiện nay, với sự phát triển của ngành công nghệ thông tin và mạng internet phủ rộng, mỗi người đều có thể tìm thấy được cho mình những phiếu MSDS có sẵn trên mạng. Tuy nhiên việc yêu cầu MSDS từ phía nhà cung cấp hóa chất là điều cần thiết để đảm bảo sử dụng, dự phòng cho các vấn đề phát sinh.
Phiếu MSDS thường được cấp với những hóa chất được bán/nhập kho lần đầu tiên, có thể được cấp lại khi được yêu cầu.
2. Giấy chứng nhận phân tích hóa chất (Certificate of analysis – COA)
Giấy chứng nhận phân tích hóa chất (COA) là một tài liệu bắt buộc được sử dụng. Với mục đích xác nhận rằng sản phẩm đang được cung cấp có chất lượng và đáp ứng được các yêu cầu vật liệu hóa chất hay không. Đây là giấy tờ quan trọng cấp cho khách hàng khi giao hóa chất. Các hóa chất được giao đã trải qua quá trình phân tích hóa học. Tài liệu COA chứa các kết quả phân tích và thông tin thành phần của vật liệu được đem bán.
Tài liệu COA do phòng đảm bảo chất lượng sản phẩm của bên bán hoặc bên thứ ba ban hành khi cần thiết. Điều này để xác nhận sản phẩm được điều chỉnh hoặc sản xuất đáp ứng yêu cầu.
Tài liệu COA được cấp cho mỗi lần giao dịch tương ứng với mỗi hóa chất được mang bán trong giao dịch đó.
Xem thêm:
Thông tin cần chú ý trong chứng nhận phân tích (COA)
3. Giấy chứng nhận phù hợp (Certificate of conformity – C of C)
Là giấy tờ bắt buộc đối với vật liệu mới. Được cung cấp để đảm bảo rằng vật liệu sản xuất đúng theo tiêu chuẩn sản xuất. Tài liệu này chứng minh một sản phẩm được sản xuất theo hệ thống quản lý chất lượng nghiêm ngặt. Thông tin trong tài liệu bao gồm:
- Tên của doanh nghiệp sản xuất
- Địa chỉ của doanh nghiệp sản xuất sản phẩm
- Thông tin về hệ thống giám sát chất lượng được sử dụng
Certificate of Conformity thường được cấp cho các sản phẩm, hóa chất công nghiệp mới.
4. Tờ khai (Declaration form)
Một số loại hóa chất chỉ sử dụng trong khu vực giới hạn như phòng thí nghiệm. Do vậy việc sử dụng trong giao dịch thương mại rất hạn chế. Tờ khai chủ yếu được sử dụng cho các hóa chất có độc tính cao. Để có thể mua được các loại hóa chất này, bên mua cần thực hiện điền vào tờ khai để khai báo về mục đích sử dụng sản phẩm. Nếu mục đích sử dụng không rõ ràng hoặc bị phát hiện sử dụng sai mục đích thì không thể thực hiện bán hàng. Đồng thời bên bán có thể thông báo cho các cơ quan liên quan.
Declaration form sử dụng trong giao dịch một số loại hóa chất có độc tính cao
Các loại hóa chất này thường được ghi rõ trên danh sách sản phẩm hóa chất của nhà sản xuất, nhà cung cấp. Khi duyệt mua các loại hóa chất này, nhà cung cấp sẽ yêu cầu bên mua điền vào mẫu này để quản lý.
5. Biểu mẫu phê duyệt nhà cung cấp
Đây là một biểu mẫu chỉ sử dụng trong các trường hợp giao dịch những chất yêu cầu đặc thù. Ví dụ như đặc thù về quá trình lưu trữ, sử dụng. Bên mua sẽ gửi biểu mẫu phê duyệt tới nhà cung cấp. Biểu mẫu này xác nhận nhà cung cấp có thể đáp ứng được các thông số kỹ thuật theo yêu cầu hay không. Biểu mẫu này được thiết kế để đưa lại thông tin về nhà cung cấp có đang áp dụng một số các quy trình giám sát chẳng hạn như ISO.
Tài liệu này là cách để bên mua đảm bảo họ đang mua hàng từ nhà cung cấp uy tín và có thể đáp ứng nhu cầu họ muốn.
6. Thỏa thuận không tiết lộ
Thỏa thuận không tiết lộ là tài liệu được thực hiện giữa bên mua và bên bán để bảo vệ tài sản trí tuệ của bên mua. Xác nhận rằng bên bán sẽ đảm bảo an toàn cho toàn bộ các công thức, thông số kỹ thuật và thông tin khác. Đây là tài liệu hữu ích cho các sản phẩm được sản xuất cần có độ chính xác kỹ thuật cao.
Thỏa thuận không tiết lộ là tài liệu cần thiết tròn giao dịch hóa chất
Các khách hàng thường cung cấp cho nhà sản xuất công thức hóa học riêng. Nhà sản xuất thực hiện sản xuất theo yêu cầu của khách hàng. Do vậy vấn đề không tiết lộ các thông tin của khách hàng vô cùng quan trọng. Điều này đảm bảo cho giao dịch được diễn ra thường xuyên và lâu dài.
Tuy nhiên tài liệu này không thường xuyên được sử dụng.
Trên đây là các loại giấy tờ trong hồ sơ hóa chất, bên cạnh đó còn có một số giấy tờ khác về mặt thương mại gồm: Phiếu giao nhận, Chứng nhận nguồn gốc xuất xứ (CO – Certificate of Origin) và hóa đơn. Tuy nhiên các tài liệu này không được nêu ở đây vì thuộc phạm vi thương mại.
Xem thêm:
Mua hóa chất phòng thí nghiệm ở đâu?
Than hoạt tính lọc vàng là gì? Lưu ý gì khi sử dụng hóa chất này?
